Pénteki vacsora. A vendég kártyázik; a terminál forog, aztán megáll. A képernyő hibát ír, a PIN-pad sípol. A vendég szerint levont, a kasszás szerint nem jött be. A sor nő. Senkinek nincs joga megmondani: hogyan könyveljük ezt a tételt, elmehet-e a vendég, ki egyeztet.
Elutasítás, megszakadás, nem világos, levont-e — ez nem a későbbi zárás gondja. Helyszínen tudni kell: ki dönt, mit jegyeznek, hogyan megy a következő fizetés. Zárás előtt az összes kivételes jegyet egyeztesse; aztán jöhet a holnapi nyitás. Ez a lap nem az adóbevallásról szól. Arról, hogy a teremben megy-e tovább a fizetés, és a könyvek egyeznek-e.
Előbb nevezze meg a jelenetet, aztán cselekedjen
Ne ugorjon rögtön a „próbáljuk meg újra a kártyát” lépésre. Előbb mondja meg, melyik a három közül.
Elutasítás: az út egyértelműen visszautasít. Jegyezze az időt, asztalt vagy jegyet, összeget, módot, a terminál pontos szövegét. Amíg a vendég az asztalnál van, állapodjanak meg: készpénz, másik kártya, vagy tartás a műszakvezetőig — a kasszás ne találjon ki negyedik utat.
Megszakadás: áram, háló, alkalmazás kilép, vagy a kártyát kihúzzák félúton. Legrosszabb: a képernyő befejezetlennek látszik, de a pénz levont; vagy sikeresnek látszik, és a forgalomban semmi sincs.
Eltérés: a rendszerben van jegy, a fiók vagy az egyeztető fájl nem stimmel; vagy a fizetési oldalon van sor, a helyen nincs jegy. Ne kenje el azzal, hogy „valószínűleg többet szedtünk be”.
Jelenet: ugyanazt az asztalt kétszer húzzák; a vendég két levonást mond; a rendszer egy sikert mutat. Ha helyben senki sem jegyezte mindkét próbálkozás idejét és üzenetét, zárás után csak tippelnek.
Egyeztesse a vizsgált féllel és a hely fizetőeszköz-szolgáltatójával: megszakadás vagy elutasítás után a műszakos hogyan tudja meg, levont-e; a képernyő, a szelvény és a háttérforgalom közül melyik számít. A beszállító írásos állítását és a hely élő tesztjét egy lapra tegye. Ne csak azt másolja: „van státuszkijelzés”.
Ki dönt, mit jegyeznek: egy lap a kassza mellett
Nevezzen meg egy helyi posztot (plusz helyettes), aki dönthet: sztornó és újraszedés, készpénzre váltás, az adott fizetési út szüneteltetése, vagy a vendég elengedése és utólagos egyeztetés. A dolgozó nem dönt — tudnia kell, kit hívjon, és mit írjon előtte.
Minden kivétel legalább ezt őrizze: idő, asztal vagy jegy, összeg, mód, terminál pontos szövege, kezelő, műszakvezetői döntés, elment-e a vendég. Ha lehet, fotózza az üzenetet; ha nem, kézzel másolja. Ne írja át később emlékezetből egyszerűen „hibának”.
Jelenet: a kasszás harmadik „próbáljuk meg” előtt, ha a műszakvezető nem írta alá a lapot, mindhárom levonhat, a rendszer pedig egy sort tart — másnap a könyvelés nem stimmel, a vendég már nincs itt.
Két dolgot tartson külön: továbbárulás, és hogyan könyvelődik ez az egy sor. Más asztalok beszedése nem egyenlő azzal, hogy ez a sor tiszta. Ami nem tiszta, az nyitott marad, bemegy az átadásba, és nem keveredik a „lezártba”.
Több szolgáltatónál írja le: szoftver, fizetőeszköz, háló — fizetési hibánál kit hívnak. Az első telefonos válasz nem egyenlő azzal, hogy a pénz egyezik.
Zárás előtt egyeztessen; aztán jöhet a holnapi nyitás
Ne hagyja a kivételes jegyeket holnap reggelre. A zárásba kerüljön: aznapi minden elutasítás, megszakadás, ismételt próbálkozás és nyitott levonás, soronként a fizetési forgalommal (vagy a hely által egyeztetett fájllal). Ami stimmel — pipa. Ami nem — nyitott: mennyivel, melyik oldalon, ki viszi, nyitás előtt lezárható-e.
Jelenet: szombati ebédnyitás előtt a reggeli három tegnap esti „státusz nem világos” sort talál. Vendég nincs, a terminál sem tisztáz. Ha előző este nem egyeztettek, a nyitás tippeléssel indul — rossz tipp dupla visszatérítés vagy elmaradt visszatérítés.
A következő nyitás előtt a műszakvezetőnek látnia kell a nyitott listát. Nincs alapértelmezés: „státusz nem világos, mégis nyitunk”. Vagy tisztázzák, vagy írásban rögzítik a nyitás utáni határidőt és a felelőst.
Fizetési folyamat értékelésénél vagy váltásánál a hely műszakosaival és eszközeivel szándékosan futtasson egy elutasítást és egy megszakadást. Ha a gyakorlaton sem derül ki, levont-e, jelölje még ismeretlennek — ne átmentnek.
Vissza: Maradjon vagy váltson? Éttermi POS-rendszer választási ellenőrzőlista.