换 POS 要算清：硬件、培训、支持、费用和退出

五项写进同一张表：型号、谁培训、几点有人支持、花多少钱、走了数据怎么带走。

口头三句话：「你们机子兼容」「我们有支持」「数据能导出」。周六晚上厨房打印机不走纸，型号从未写进任何一页。周日早班新来的人不会拆单，培训只给店长演示过一下午。硬件、培训、支持、完整成本和数据退出若不写进同一张比较表，软件报价再好看，也只是报价。

向正在评估的对方要书面说明，用本店现场核对。不要把「兼容、有支持、能导出」抄进表里当成已核实——落到型号、岗位、时段、费用，以及离开在线系统后还能打开的文件。

硬件：写到型号，写到出了故障找谁

盘工作站、操作系统、打印机、显示、钱箱、扫描、支付设备、网络及其他外设。每台记下：型号、固件、连接方式、位置、归属、现状。

兼容须可留存说明：软件版本、型号、日期。口头兼容不够。然后标：可留用、要改配置、还是更换。布线、安装、报废计入计划。谁提供安装、升级、更换；故障怎么办；原因说不清时，软件、硬件、网络、支付各找谁。

场面：热菜口那台针打「一直都能用」。书面清单里没有这个型号。午市第一张厨房纸不出，备用机在仓库没线。表上若早写了位置和归属，当天至少知道该换哪台、线在哪。

按岗位列必会任务：前厅、吧台、收银、出品、值班长、负责人、管理员、日结财务、故障处理。用本店菜单和常见场景，不要用展厅那杯咖啡。覆盖不同班次和新员工。记下仍需指导的步骤，以及材料是什么语言、什么形式。

场面：店长下午会了。周日早班顶班的人第一次拆单，队列排到门口。培训若没轮到这个班次、这个岗位，表上就应写「未覆盖」，不要写「已培训」。

上线前让当班的人独立走一遍真实流程。还要人在旁边教的步骤，就是还没过。

写语言、渠道、时段（含周末和节假，若本店这两段要营业）。首次回复、临时方案、如何恢复，分开写。分级、远程还是上门、第三方设备谁协调、哪些不在范围、哪些另收费。多家服务商时：软件、硬件、网络、支付各自谁处理。以书面范围为准。

场面：周六 21 点刷卡机死。电话接通了，那只是首次回复。钱能不能接着收、谁来现场、是否另计费，若没分开写，当班的人只听见「已经记录」。

一次性：开通、硬件、迁移、清理、培训、外部服务。经常性：软件、支持、连通、备件。对营业的影响：培训占用、双系统并行、可能的中断。不要只用软件报价对比「继续用」的成本。继续用也有维护和补救，换也有停摆和教人的晚上——写在同一张表两边。

退出是采购决策的一部分，不要拖到要走那天才问。能导出什么、什么格式、细到哪一层、带哪些标识。索取商品、用户、流水、支付、日结、修改日志、报表的样例。离开在线系统后，文件仍能打开、仍能对账。费用、申请方式、出具时间、终止后还能访问多久、谁做最后一次导出；账户关闭、保留、删除的规则。

场面：要来一份「流水导出」，打开却要对方的账号。账户一关，对账的人两手空空。样例必须在本店自己的电脑上打开看过。

五项并排：缺一格就标未知。未知不是「大概可以」。