周六午市。新系统日结做不完,一种常用支付走不通。收银问值班长,值班长问老板,老板在找供应商。没有人有权说停。旧钱箱已经收进储藏室。「有问题再切回去」这句话,这时候用不上。
回退要在上线前写清,并和将来会动手的人实际演练一次:何时必须停、谁有权决定、旧系统留到何时、按什么顺序切回去。不要把「对方说可以回退」当成店里已经能回退。
触发:能看见的信号,加上必须拍板的时限
必须立即暂停上线的,写成能看见的事,不要写成心情。
例如:关键日结或收款流程做不完;数量或金额出现无法解释的差异;本店必需的支付路径失败;当天无法日结。每条旁边写:根据什么判断(哪张屏、哪份对账、哪台设备);必须做决定的时限(例如开市后两小时内、第一次日结前)。
场面:刷卡失败,客人在等。十分钟内若分不清钱扣没扣,按触发停,而不是再试一单。时限空着,现场就会一直拖。
不是「感觉不对再商量」。信号出现,时限一到,就要进入下面的拍板。
决定人:一个能联络到的岗位,加一个代理人
写一个本店岗位,以及他不在时的代理人。门店联系人、正在评估的对方联系人,也写上。员工在决定前通知谁,写在出餐口能看见的地方。
新配置通过事先约定的检查之前,回退通道保持开放。约定检查未过,不要先拆旧机、不要先停旧账号。
场面:老板在路上,电话打不通。代理人若没写进纸面,当班的人不敢切回去,也不敢继续用。午市就耗在等一个人。
员工没有拍板权,但要知道喊谁。别让收银自己决定「再撑一小时」。
恢复:旧的还在不在,窗口里的单怎么处理
旧系统、凭据、配置、备份和必要设备,保留到何时,届时是否仍可用——上线前写日期,不要写「先留着」。到期前谁试一次开机、登录、打一张厨房纸、做一次日结,也写上。
切回后,切换期间产生的数据如何保留、补录、对账。四十单如果只活在新系统里,一切回去就没了——演练时就要用当班相关岗位走一遍:谁导出、谁手写、谁对账,顺序是什么。每步具名负责人。
场面:演练选在打烊后。按纸上的顺序:停新、开旧、把窗口里的单补进旧系统、对一次金额。哪一步卡了、卡了多久,写进回退说明。没演练过的回退,只是句子。
切回去不是认输。是触发到了、有人拍板、旧的还开得机、窗口里的单还有处放。这四样缺一样,就还不能把上线日圈死。